Smart working è un modello di lavoro agile che si basa sulla flessibilità nella scelta dei luoghi e degli orari di lavoro. Il lavoro è svolto principalmente con l‘uso di strumenti tecnologici come laptop, tablet e smartphone, consentendo ai dipendenti di lavorare da casa, in un parco, in una biblioteca, nella sala riunioni dell‘ufficio o in qualsiasi altro luogo adatto. I vantaggi del lavoro agile sono molti: maggiore autonomia, benessere per i dipendenti, riduzione dei costi di trasporto e di spostamento, aumento dell‘efficienza e della produttività. L‘adozione di questo modello di lavoro consente inoltre ai dipendenti di essere più flessibili e di assicurare un equilibrio tra lavoro e vita privata.
In questo contesto è possibile che vengano a mancare i riferimenti di un ufficio fisico nel contesto del lavoro agile. Infatti, lavorare da remoto comporta una maggiore autonomia e libertà, ma anche l‘assenza di una struttura fisica in cui poter fare riferimento. Si tratta di un cambiamento importante per chi è abituato a un ambiente di lavoro tradizionale, che può essere fonte di stress o di ansia.
Un ufficio digitale può aiutare le aziende a far fronte a questo aspetto, a ridurre i costi operativi, aumentare la produttività e migliorare l’efficienza. Un ufficio digitale consente di condividere documenti, gestire progetti, collaborare in tempo reale e semplificare la comunicazione tra i membri di una organizzazione aziendale o di un team.
Permette anche di ridurre drasticamente la carta che può portare a una riduzione dell’impatto ambientale.
Un ufficio digitale è un ufficio virtuale che può contenere una varietà di servizi, tra cui posta elettronica, accesso al cloud, servizi di videochiamata, condivisione di file, calendario condiviso, servizi di archiviazione online, servizi di telefonia, servizi di posta e spedizioni, gestione documentale, servizi di traduzione e molto altro.
Per realizzare un ufficio digitale, è necessario prendere in considerazione alcuni fattori come la sicurezza dei dati, l’organizzazione del lavoro, l’utilizzo di tecnologie di ultima generazione e l’accessibilità da remoto.
Cosa serve:
1. Una connessione veloce, affidabile e sicura a Internet.
2. Una suite di produttività che include software per gestire fogli elettronici, presentazioni e documenti.(Docs, Sheets & Slides)
3. Un sistema di backup automatizzato per tutti i documenti e i dati aziendali.
4. Un sistema di sicurezza informatica per prevenire attacchi informatici.
5. Un sistema di gestione dei documenti che consente di archiviare i documenti e di condividerli facilmente con i colleghi.
6. Una piattaforma di collaborazione che consenta ai dipendenti di lavorare insieme su documenti, progetti e attività.
7. Un sistema di gestione delle informazioni che consenta di organizzare i dati aziendali in modo efficiente.
8. Una piattaforma di gestione dei contenuti che consenta di gestire, condividere e modificare i contenuti digitali.
9. Un sistema di gestione dei processi aziendali che consenta di automatizzare le attività ripetitive.
10. Un meccanismo di monitoraggio e gestione della qualità dei dati che aiuti a garantire la correttezza ed esattezza dei dati aziendali.
Tutti questi punti sono già realizzati in un unica soluzione che si chiama Google Workspace.
Google workspace (precedentemente conosciuto come G Suite) è una suite di produttività cloud-based di Google che include le applicazioni Google Docs, Sheets, Slides, Google Drive, Calendar, Meet e altro ancora. Google Workspace è progettato per aiutare le aziende a eseguire e organizzare la loro attività online. Include strumenti per la collaborazione, la sicurezza, la gestione dei progetti e l’ottimizzazione dei processi aziendali. Inoltre, è dotato di una varietà di funzioni di sicurezza che proteggono i dati dell’organizzazione da qualsiasi minaccia esterna. Grazie a Google Workspace, le aziende possono gestire tutti i loro dati, documenti e collaborazioni in un unico luogo: l’ Ufficio digitale.
La suite offre anche strumenti di gestione dei progetti, come Google Tasks e Google Calendar, che consentono alle aziende di organizzare e gestire le loro attività in modo efficiente.
Inoltre, l’utilizzo di Google Workspace per le aziende consente loro di accedere a una vasta gamma di applicazioni, come Google Chat, Google Meet e Google Drive, che consentono alle aziende di svolgere le loro attività in modo più efficiente. Google Workspace offre inoltre soluzioni di sicurezza avanzate, come Google Vault e Google Security Key, che aiutano le aziende a proteggere i loro dati da qualsiasi minaccia esterna controllando l’accesso degli utenti a determinate funzioni o servizi e definendo unità organizzative.
Tra gli strumenti della suite troviamo Sites, che offre un modo semplice ed efficiente per creare siti web e condividerli con altri utenti. Permette di creare siti web di grande impatto con design personalizzabili, elementi multimediali come video e immagini, strumenti di collaborazione come forum e documenti condivisi e molto altro. E’ inoltre possibile scegliere di rendere pubblico il sito web o di limitare l’accesso a un gruppo di persone, a seconda delle proprie esigenze.
Limitando l’ accesso agli utenti appartenenti al dominio aziendale si può quindi realizzare con Google Sites l’ Ufficio digitale come una intranet aziendale con il vantaggio però che Google Workspace for Business è una suite di produttività completa e può essere più facilmente integrata con altri strumenti esterni. Inoltre, è più accessibile e facile da usare.
Google Sites offre una vasta gamma di misure di sicurezza per proteggere i dati e le informazioni dei propri utenti. Pertanto, Google Sites include già ciò che ci serve: la configurazione di un firewall, l’utilizzo di crittografia per proteggere i dati trasmessi e ricevuti e l’utilizzo di autenticazione a due fattori per verificare l’identità delle persone che accedono al proprio sito.
Vediamo come organizzare un Ufficio Digitale dando alcuni suggerimenti sui contenuti che possono essere messi a disposizione.
Organizzare un ufficio digitale con Google Sites significa creare una rete online per l’interazione dei membri dell’ufficio e la condivisione dei contenuti. Per farlo, inizia creando un sito web con Google Sites. Puoi facilmente personalizzare il sito con un logo, un tema di colore, sfondi e molto altro.
Una volta creato il sito, puoi iniziare ad aggiungere i contenuti. Alcuni contenuti che potresti inserire includono:
• Pagine web: inserisci le informazioni sui servizi offerti, sui membri dell’ufficio, sulle procedure e sugli obiettivi dell’ufficio.
• Calendario: condividi i calendari per mantenere tutti aggiornati sui prossimi eventi, incontri o scadenze.
• Documenti: questa sezione è utile per condividere documenti come moduli, contratti, note di riunione e altro ancora.
• Moduli di contatto: permette ai membri dell’ufficio di inviare messaggi e richieste direttamente ai membri dell’ufficio.
• Forum: questa sezione può essere utilizzata per discutere su argomenti inerenti all’ufficio o per condividere informazioni.
• Gallerie di immagini: condividi immagini di eventi, riunioni, progetti e altro ancora.
• Video: condividi video con i membri dell’ufficio per discutere di una varietà di argomenti.
Una volta creato un sito con Google Sites, puoi facilmente condividerlo con i membri dell’ufficio inviando loro un link. In questo modo, tutti i membri dell’ufficio possono accedere al sito in qualsiasi momento per interagire e condividere contenuti.
Inoltre, Google Sites consente ai membri dell’ufficio di modificare, aggiungere e rimuovere contenuti in qualsiasi momento. Ciò consente all’ufficio di mantenere aggiornato e organizzato il proprio sito web.