Quando si lavora con tabelle Excel molto grandi i dati possono essere difficili da gestire.
Per esempio, trovare uno specifico insieme di dati può essere complicato e richiedere molto tempo. In questi casi l’integrazione con Access attraverso tabelle collegate offre un potente strumento per realizzare in maniera efficace e flessibile interrogazioni dei dati complesse: le query.
In questo articolo vediamo come è possibile realizzare un collegamento di una tabella Excel in Access.
Per collegare una tabella di Excel in Access, seguire i passaggi seguenti:
- Aprire Microsoft Access e selezionare “Dati esterni” nella barra dei menu
- Selezionare “Nuova origine dati” e quindi “Da file” dal menu a discesa
- Selezionare “File di Microsoft Excel” come tipo di origine dati
- Selezionare il file Excel che contiene la tabella da collegare
- Selezionare le opzioni di importazione (collega all’originee dati creando un tabella collegata) e fare clic su “OK”
Verrà creata una tabella nominata con il nome del foglio proposto di default (o con il nome che avrete inserito) . Questa tabella contiene un collegamento ai dati di origine e le modifiche apportate alla tabella Excel verranno riportate nella tabella collegata in Access ma non sarà possibile modificare da quest’ultima i dati di origine in Excel.
È utile creare una tabella collegata Excel in Access quando si desidera utilizzare i dati di Excel in Access, ma non si desidera spostare permanentemente i dati in Access. Una tabella collegata consente di accedere ai dati in Excel in modo rapido e flessibile, ma senza doverli trasferire permanentemente in Access. Inoltre, la tabella collegata consente anche di eseguire query sui dati in Excel e di aggiornare i dati con modifiche apportate ai dati di Excel.
In altre parole l’utilizzo e la gestione dei dati con tabelle collegate in questo modo avviene utilizzando sia Excel che Access. Vediamo come.
CRUD (CREATE/READ/UPDATE/DELETE) è un acronimo per le quattro operazioni di base in un database relazionale: creare, leggere, aggiornare e cancellare. Queste operazioni sono essenziali per la gestione dei dati in un database e di solito vengono eseguite da un’applicazione o da un sito Web, nel nostro caso vengono eseguite dalle applicazioni Excel e Access secondo questa tabella:
| CRUD | Create | Read | Update | Delete |
|---|---|---|---|---|
| Excel | ||||
| Access |
Create: creeremo un database in cui possano essere salvati i dati : nel nostro caso useremo Excel
Read: successivamente, creeremo un’interfaccia che consenta all’utente di accedere ai dati archiviati nel database con una tabella collegata utilizzando Access
Update: Excel continuerà ad essere utilizzato per modificare i dati archiviati nel database.
Delete: per eliminare i dati archiviati nel database si utilizza Excel