Integrazione Excel – PowerPoint : generare grafici nelle presentazioni con i dati Excel

La possibile integrazione tra un file Excel e un file PowerPoint può essere realizzata grazie alla funzione di copia e incolla.

È possibile selezionare le celle con i dati presenti in un file Excel, copiarle e incollarle in una diapositiva del file PowerPoint. Inoltre, è possibile anche creare una tabella nel file PowerPoint utilizzando i dati presenti nel file Excel. Questa tabella può essere aggiornata in automatico quando vengono apportate modifiche al file Excel. Inoltre, è possibile creare grafici nel file PowerPoint utilizzando i dati presenti nel file Excel. Questi grafici possono essere aggiornati automaticamente in base alle modifiche apportate al file Excel.

Creare un grafico nel file PowerPoint utilizzando i dati presenti nel file Excel è un processo semplice. Iniziare aprendo entrambi i file. Selezionare i dati nel file Excel che si desidera utilizzare per creare il grafico. Fare clic con il pulsante destro del mouse sui dati selezionati e selezionare “Copia”. Passare al file PowerPoint, fare clic sulla scheda “Inserisci” e selezionare “Grafico”. Selezionare il tipo di grafico desiderato e fare clic su “OK”. Fare clic sulla scheda “Home” e selezionare “Incolla”. Il grafico verrà creato nel file PowerPoint utilizzando i dati presenti nel file Excel.

In caso ci sia necessità di generare ciclicamente più grafici da diversi insiemi di dati di un file Excel magari in diverse slide del PowerPoint questo modo di procedere può risultare dispendioso in termini di tempo e noioso, è naturale quindi chiedersi: è possibile farlo in automatico ?

La risposta è si, è possibile. In questo articolo vediamo come aggiungere automaticamente in un PowerPoint un grafico con sorgente dati presente in un foglio Excel

Supponiamo ad esempio di avere il file Excel con un foglio in cui è presente la tabella che segue

popolazione regioni

Apriamo Microsoft Visual Basic, se non si sa come fare aprite lo spoiler sotto

Aprire Microsoft Visual Basic da Excel

Dal menu Excel: -cliccare sulla voce Sviluppo Se non trovate la voce Sviluppo nel menu è necessario spuntare la voce ‘Sviluppo’ dalle ‘Opzioni di Excel’ alla voce ‘Personalizza barra multifunzione’. Cliccando sulla voce Sviluppo appare nella barra l’icona Macro : cliccando su di essa si apre la finestra di dialogo Macro -digitare il nome senza spazi alla macro che si sta andando a creare e cliccando sul pulsante ‘Crea’ si aprirà il modulo VBA.

Scriviamo quindi la macro InserisciGrafico

Sub InserisciGrafico()Dim xlWB As Excel.Workbook
Dim xlWS As Excel.Worksheet
Dim grafico As ChartDim ppApp As PowerPoint.Application
Dim ppPres As PowerPoint.Presentation
Dim ppSlide As PowerPoint.Slide

‘Apri il foglio Excel
Set xlWB = ActiveWorkbook

‘Imposta il foglio Excel attivo
Set xlWS = xlWB.Sheets(“Foglio1”)
Set grafico = Charts.Add
With grafico
.SetSourceData Source:=xlWS.Range(“A1:B10”)
.ChartType = xlColumnClustered
End With

‘Apri l’applicazione PowerPoint
Set ppApp = New PowerPoint.Application

‘Apri la presentazione
Set ppPres = ppApp.Presentations.Open(“C:\temp\mypresentation.pptx”)

‘Imposta la diapositiva attiva
Set ppSlide = ppPres.Slides(1)

‘Copia l’oggetto grafico
grafico.ChartArea.Copy

‘Incolla nella slide selezionata
ppSlide.Shapes.PasteSpecial

End Sub

Questo codice crea un grafico da un intervallo di celle specificato A1:B10 e lo crea in un nuovo foglio del file Excel, che dopo l’inserimento del grafico nella presentazione può essere rimosso.

Successivamente, apre l’applicazione PowerPoint e una presentazione esistente mypresentation.ppt. Imposta la diapositiva attiva dove si intende creare il grafico, nell’esempio è la prima slide, e copia il grafico Excel. Incolla quindi il grafico nella diapositiva selezionata e imposta l’oggetto grafico come oggetto PowerPoint.

Eseguendo la macro si aprirà la nostra presentazione con il grafico inserito nella slide che abbiamo indicato. Basterà ripetere il codice per ogni tabella del file Excel indirizzandole nelle opportune slide.

Attenzione! Affinchè il codice funzioni è necessario aggiungere il riferimento VB Project Microsoft PowerPoint 16.0 ObjectLibrary all’ editor VBA.

VB Project Microsoft PowerPoint 16.0 Object Library è una libreria di oggetti creata da Microsoft per rendere più semplice la programmazione di applicazioni di presentazione in Visual Basic. Consente agli sviluppatori di accedere a tutti i servizi e le caratteristiche della piattaforma PowerPoint, tra cui la creazione di presentazioni, la modifica dei temi, l’aggiunta di immagini, la creazione di transizioni, l’esecuzione di animazioni e di altre operazioni di presentazione.

Per aggiungere il riferimento VB Project Microsoft PowerPoint 16.0 Object Library selezionare la voce Riferimenti dal menu Strumenti. Nella finestra di dialogo Riferimenti, scorrere fino a trovare Microsoft PowerPoint 16.0 Object Library, selezionarlo e fare clic su OK per confermare la selezione.