Le funzioni native di Excel possono essere utilizzate per effettuare calcoli complessi velocemente e con facilità.
Possono essere utilizzate direttamente digitando la loro formula precedentemente definita in una cella o selezionando una funzione specifica dal menu Formule. Inoltre, è possibile utilizzare più argomenti all‘interno di una funzione per restituire un risultato desiderato.
I seguenti passaggi sono una guida generale su come usare la funzione predefinita di Excel:
1. Selezionare una cella nella quale il risultato del calcolo della funzione dovrà essere visualizzato.
2. Digitate o selezionate una funzione dal menu Formule e immettere gli argomenti necessari per restituire un risultato.
3. Fare clic con il tasto destro sulla cella desiderata e selezionare Inserisci Funzione; questo consentirà di visualizzare la finestra della funzione, dove gli argomenti possono essere specificati.
4. Come alternativa, è possibile utilizzare una Formula Auto Completa in modo da non dover digitare la formula di Excel manualmente.
5. Una volta effettuati tutti i calcoli, fare clic su OK per visualizzare il risultato desiderato nella cella selezionata. È possibile applicare più funzioni in cascata in una cella per ottenere un risultato desiderato. Inoltre, si consiglia di passare qualche minuto per esplorare le funzioni predefinite essendo fornite da Excel in modo da sfruttarle al meglio. La maggior parte delle funzioni è dotata di una descrizione di supporto che consente di capire come si usano in modo rapido ed efficiente.
Cosa fare se non c‘è la funzione nativa di Excel ?
Se la funzione nativa di Excel non è disponibile, l‘utente può considerare l‘utilizzo di una User Defined Function (UDF). Una UDF fornisce un modo per creare funzioni personalizzate in Excel che possono essere utilizzate come qualsiasi altra funzione nativa. Una UDF può essere creata utilizzando qualsiasi linguaggio di programmazione supportato da Microsoft, come Visual Basic for Applications (VBA). L‘utente può anche usare una macro invece di una UDF se desidera creare delle sue funzioni personalizzate in Excel.
Una UDF consente di eseguire specifiche operazioni, calcolare nuovi valori, eseguire iterazioni complesse e altro ancora in Microsoft Excel o qualsiasi altra applicazione basata sul framework di Excel (come gli altri software della suite di Microsoft Office o altri programmi non relazionati al gruppo Office).
Le UDF (funzioni definite dall’utente) sono formule personalizzate che devono essere codificate in Visual Basic for Applications (VBA) per poter essere utilizzate in Excel. Per impostazione predefinita, le UDF sono disabilitate e si devono abilitare in Excel prima di poderle usare.
Le UDF hanno diversi vantaggi. Possono creare funzionalità che non sono disponibili tra le funzioni di Excel, come esempio la possibilità di effettuare calcoli più complessi. Inoltre, con le UDF si possono effettuare modifiche rapide ai valori memorizzati nelle celle e prendere in considerazioni diverse variabili.
Dopo aver abilitato le UDF, è possibile iniziare a crearle. Ciò richiede di avere una conoscenza da parte dell’utente di linguaggio di programmazione VBA. Per scrivere una UDF, è necessario aprire la finestra di script Visual Basic for Application (VBA) da Excel. Si può fare cliccando su Sviluppo nella barra multifunzione di Excel e quindi su Visual Basic, oppure premendo contemporaneamente i tasti ALT + F11.
Una volta aperta la finestra di script VBA, un utente può scrivere le proprie UDF selezionando Modulo dall’elenco delle opzioni a sinistra. Una volta salvati, sono automaticamente riconosciuti da Excel come UDF funzioni.
Le UDF per Excel possono essere molto utili e velocizzano notevolmente l’esecuzione di calcoli complessi. Inoltre, sono abbastanza facili da creare una volta che si conosce la sintassi necessaria. Con la giusta conoscenza di linguaggio VBA, un utente può sfruttare appieno le potenzialità del programma e utilizzare le UDF per aumentare la produttività in Excel.
Creiamo il codice della UDF per inserire una grafico nel foglio attivo utilizzando i dati in un’intervallo fornito. Apriamo la finestra di script VBA ed inseriamo la funzione Grafico_MinMax che visivamente ci darà l’ informazione sul minimo e massimo in una serie di dati
Applichiamo questa UDF al foglio con questi dati
Seguendo i passaggi visti precedenza su come usare le funzioni predefinite di Excel ci portiamo in una cella dopo la tabella ed inseriamo la nostra funzione Grafico_MinMax digitandola nella formula, basta cominciare a digitare le prime lettere per vederla apparire nella lista delle funzioni
Selezioniamo il range
Dando invio otteniamo il grafico
Dal momento che Excel è uno degli strumenti più popolari e utili per l‘organizzazione di dati e informazioni, capire come funzionano e come applicare le UDF è essenziale per ottenere il massimo da questo programma. Con la giusta conoscenza, con l’utilizzo di funzioni personalizzate si può svolgere una vasta gamma di compiti complessi in un secondo e contribuire a semplificare lavori ripetitivi e complessi.